Amikor fénymásológép bérlés előtt áll, könnyen azt érezheti, hogy műszaki szakemberré kell válnia. A valóság azonban más: Önnek nem kell tudnia, melyik gép mit tud, csak azt, hogy pontosan mire van szüksége. Mutatjuk, mit érdemes átgondolnia, mielőtt ajánlatot kérne!
Az irodai munka jellege
Első lépésként gondolja át, milyen típusú dokumentumokat kezel a csapat. Főleg szöveges dokumentumokkal dolgoznak vagy vizuális anyagok – marketinganyagok, prospektusok – is készülnek? Milyen gyakran kell digitalizálni? A munkafolyamatok pontos meghatározása segít, hogy olyan gépet ajánljanak Önnek, ami valóban támogatja a napi rutint.
Fontos szempont az is, hogy milyen a munkafolyamat. Vannak olyan kollégák, akik rendszeresen home office-ban dolgoznak? Ha igen, akkor fontossá válhat, hogy távolról is tudjanak nyomtatni.
Mennyi a várható nyomtatási igény?
Most jön a legkonkrétabb rész: próbálja meg felmérni, ténylegesen mennyi dokumentumot állítanak elő. Ha korábban már használtak valamilyen berendezést, nézze meg az utóbbi 3-6 hónap statisztikáit. Ha nincsenek ilyen adatai, próbálja megbecsülni a nyomtatási igényt – kiindulópontnak ez is jó.
Érdemes az ingadozásokat is figyelembe venni. Van-e olyan időszak – mondjuk hónap vége, negyedév zárás –, amikor jelentősen megnő a nyomtatási igény? Ha van, akkor olyan kapacitásra van szükség, amely ezeket a csúcsokat is bírja, nem csak az átlagos napokat.
A cég speciális igényei
Minden vállalkozásnak vannak sajátosságai, és ezeket sem árt végiggondolni. Használnak speciális papírméreteket, vagy épp borítékokat, címkéket kell tudni nyomtatni? Szabályozott iparágban dolgoznak, ahol előírás a dokumentumkezelés módja? Ezek apró részletnek tűnhetnek, de alapvetően befolyásolják, milyen típusú eszköz jöhet szóba.
A fenntarthatóság is egyre több cég számára kiemelt szempont. Ha a vállalati stratégia része a környezettudatos működés, mindenképp kommunikálja, hogy az energiahatékony gépek prioritást élveznek.
Jövőbeli tervek: Merre tart a cég?
A másológép bérlés egyik legnagyobb előnye, hogy képes rugalmasan követni a cég változásait. Ehhez viszont fontos, hogy ne csak a jelenlegi igényeket nézze, hanem azt is gondolja át, hogy hová szeretnétek eljutni néhány éven belül.
Tervezett-e létszámbővítés, változik-e a tevékenység jellege? Ha ezekkel tisztában van, az már jó alap, de érdemes az ipari trendeket is figyelembe venni. Ha 1-2 éven belül várható jelentősebb változás, amely a dokumentumkezelést is érinti, akkor olyan konstrukcióra van szükség, amely ezeket követni tudja.
Szolgáltatással kapcsolatos elvárások
Végül, de nem utolsósorban: gondolja át azt is, hogy mit vár a szolgáltatótól a berendezésen túl. Mennyire van felkészülve a technikai problémák kezelésére? Ha a cégnek nincs saját IT szakembere, akkor olyan partnerre van szüksége, aki gyorsan és hatékonyan reagál minden problémára.
Számít-e, hogy legyen telefonos support? Ha fontosabb, hogy probléma esetén gyorsan a helyszínre jöjjön valaki, akkor egy fővárosi cégnek szóba sem jöhetnek vidéki szolgáltatók, ebben az esetben a fénymásoló bérlést Budapesten érdemes intézni.
Ha készen áll, jöhet az ajánlatkérés!
Ha megválaszolta magának ezeket a kérdéseket, máris tiszta képpel rendelkezik arról, hogy mire van szüksége a cégének, nekünk pedig az a dolgunk, hogy ennek megfelelően állítsuk össze az Önnek szóló ajánlatunkat.
Több tucat professzionális géppel és rugalmasan alakítható szolgáltatási csomaggal várjuk, így biztos lehet benne, hogy megtaláljuk azt a megoldást, ami minden szempontból passzol az igényeihez. Nincs más hátra, mint az ajánlatkérés!
