Mi lenne, ha a fénymásoló bérlésnek csak az előnyeit élveznénk? Mutatjuk, melyek a leggyakoribb hibák és hogyan kerülhetjük el őket!
Ha a cégnek szüksége van professzionális nyomtatási és másolási szolgáltatásokra, méghozzá kiszámítható havi költségek mellett, nem kérdés, hogy a fénymásoló bérlés a legjobb megoldás. Azonban a bérlés során könnyen elkövethetünk hibákat, amik extra költségekhez vezethetnek vagy a hatékony munkavégzést akadályozhatják. Melyek ezek?
A nem megfelelő fénymásoló kiválasztása
A leggyakoribb hiba, hogy nem a cég igényeinek megfelelő készüléket választjuk. Figyelembe kell venni a nyomtatási mennyiséget, a funkciókat és egyéb kiegészítő lehetőségeket is, a döntés tehát nem is egyszerű. Bár a bérlés alapvetően rugalmas megoldás, ha nem megfelelő gépet választunk, nem azért fizetünk, amire szükségünk van. De hogyan válasszunk jól?
A nyomtatási mennyiség alapján becsüljük meg a szükséges kapacitást. Alacsonyabb mennyiséghez elegendő lehet egy alapmodell, míg nagyobb igénybevétel esetén a közepes vagy nagy munkacsoportoknak szánt berendezések egyike lehet jó döntés. Ha a nyomtatási igények ingadoznak, fontoljuk meg a rugalmas bérleti szerződést.
Gondoljuk át, milyen funkciókat használnak ki a munkatársak. Alapvető másolás és nyomtatás mellett szükség van szkennelésre, speciális médiakezelési és finishelési megoldásokra is? Szükséges-e a fénymásoló hálózatba integrálása? Fontoljuk meg a jövőbeli igényeket is, egy dinamikusan fejlődő cégnek egyre több funkció lehet hasznos.
A szerződés felületes átolvasása
A fénymásoló vagy nyomtató bérlés során a szerződés aláírása kulcsfontosságú lépés, amely meghatározza a bérleti feltételeket, a felek jogait és kötelezettségeit. A szerződés hiányos átolvasása szintén gyakori hiba, ami komoly következményekkel járhat, ezért fontos, hogy alaposan megvizsgáljunk minden pontot, mielőtt aláírjuk.
Győződjünk meg róla, hogy a bérleti díj megfelel a költségvetésnek, és tartalmazza az összes felmerülő költséget, beleértve a karbantartást és szervizszolgáltatást. Ellenőrizzük a fizetési feltételeket, hogy van-e lehetőség a szerződés meghosszabbítására, ezen felül gondolkodjunk előre, és mindenképpen tekintsük át a felmondási feltételeket is.
A fénymásoló nem megfelelő használata
Sose felejtsük el, hogy a készülék csupán ideiglenesen szolgál nálunk, és ha nem tartjuk be a használatra vonatkozó előírásokat, annak nem csak rossz nyomtatási minőség, hanem felesleges költség is lehet a vége. A bérlés alkalmával elkövethető hibák közül az utolsó tehát a nem megfelelő használat. Mire érdemes figyelnünk, hogy ezt elkerüljük?
- Mindig a gyártó által ajánlott papírt használjuk. Győződjünk meg a megfelelő méretről, ügyeljünk továbbá arra, hogy a papír illeszkedjen a helyére.
- Ne nyomtassunk a kapacitáson felül, ha nagyobb a készülék kihasználtsága egy-egy időszakban, tartsunk szünetet a nyomtatási feladatok között.
- A fénymásoló beállításainak módosítása előtt olvassuk el a használati utasítást, a nem megfelelő beállításokkal ugyanis a saját munkánkat akadályozzuk.
- Ne feledjük, hogy a rendszeres tisztítás elengedhetetlen a megfelelő működéshez, ezért távolítsuk el a port időnként a nyomtatófejről és a papírtálcáról.
Ha ezeket a hibákat elkerüljük, a bérlés remek megoldás lehet, hiszen lehetővé teszi, hogy mindig a legújabb technológiát használjuk az irodai munkafolyamatok támogatására. Önt is érdekelné a fénymásoló bérlés Budapesten? Böngéssze át az általunk biztosított készülékek adatlapját és kérje bátran szakértőink segítségét!
