A kis- és középvállalkozások vezetői gyakran úgy vélik, hogy a nagyvállalati gyakorlatok túl bonyolultak vagy nem relevánsak számukra. A nyomtatás, fénymásolás és dokumentumkezelés terén azonban nagyon is érdemes megismerkedni a nagyvállalatok jól bevált stratégiáival. Lássuk, melyek ezek!
Átlátható költségstruktúra: tudja, mennyibe kerül egy oldal?
A nagyvállalatoknál pontosan nyomon követik, hogy egy kinyomtatott oldal mennyibe kerül, beleértve a papír és a toner árát, valamint az energiafogyasztást. Ezek az adatok segítenek abban, hogy optimalizálják a folyamatokat és valós költségekkel számoljanak.
A legtöbb kisvállalkozás viszont nem tudja pontosan, mennyibe is kerül számára a nyomtatás. Vásárolnak tonert, ha elfogy, fizetik az villanyszámlát, és ritkán állnak meg elgondolkodni a teljes képen, éppen ezért közben sok esetben rejtett költségek halmozódnak fel.
Ha egy cég átlátja a valós nyomtatási költségeit, tudatosabb döntéseket hozhat, kezdve azzal, hogy mennyivel jobban megéri a nyomtató bérlés, mint a saját gép fenntartása.
Felhasználói jogosultságok és szabályok
A nagyvállalatoknál nem mindenki nyomtathat bármit és bármennyit: a szabályok és jogosultságok segítenek kontrollálni a költségeket. Egyes munkakörökben elegendő a fekete-fehér nyomtatás, máshol viszont szükség van színes dokumentumokra vagy éppen extra finishelési megoldásokra.
Egy kisvállalkozás is profitálhat abból, ha hoz néhány egyszerű szabályt. Ez nem bürokratikus korlátozás, hanem tudatos költségkezelés. Egy tíz fős csapatban is előfordulhat, hogy valaki automatikusan színesen nyomtat mindent, vagy hogy felesleges dokumentumok kerülnek papírra, amiket aztán senki nem olvas el.
A jól definiált szabályok egyúttal áttekinthetőbbé is teszik a működést. Ha mindenki tudja, mire használhatja a gépet és milyen keretek között, kevesebb lesz a pazarlás és a félreértés is.
Fenntarthatóság: kisebb költség, jobb imázs
A nagyvállalatok egyre inkább a fenntarthatóságra helyezik a hangsúlyt, és ez nem csak felelősségvállalás, hanem üzleti kérdés is. Egy energiatakarékos másoló bérlése kevesebb áramfogyasztást jelent, a duplex nyomtatás felezi a papírfelhasználást.
Egy kisvállalkozás számára is jó lehetőség elsajátítani ezt a szemléletet, hiszen amellett, hogy gazdaságos, a fenntartható működés ma már előny a piacon: az ügyfelek és partnerek számára pozitív üzenet, ha egy cég tudatosan bánik az erőforrásokkal.
Ráadásul nem kell nagy befektetés ahhoz, hogy egy KKV zöldebbé tegye a nyomtatási gyakorlatát, elég, ha a gépválasztásnál és a beállításoknál figyelembe veszi ezeket a szempontokat.
Folyamatos fejlesztés a dokumentumkezelésben is
A nagyvállalatok nyomtatási rendszerei sosem statikusak. Évente felülvizsgálják a használati adatokat, megnézik, hol lehetne optimalizálni, esetleg hol nőttek az igények vagy hol van felesleges kapacitás. Ez a folyamatos fejlesztés biztosítja, hogy mindig a leghatékonyabb megoldással dolgozzanak.
Egy KKV-nál is érdemes időnként megnézni, hogyan működik a dokumentumkezelés. Lehet, hogy egy új gép időt takarítana meg, vagy éppen kiderül, hogy egy funkcióra már alig van szükség, így egy egyszerűbb nyomtató vagy másológép bérlése is elég lenne.
Az igények folyamatosan változnak, és ezzel a nyomtatási stratégiának is lépést kell tartania. Az éves felülvizsgálat nem bonyolult folyamat, de segít abban, hogy a cég ne ragadjon be egy régi, drága vagy lassú megoldásban.
Váltson okosabb stratégiára Ön is!
Ha úgy érzi, hogy a nyomtatási költségei magasabbak a kelleténél, vagy egyszerűen szeretne egy hatékonyabb megoldást, mi segítünk megtalálni a cég igényeire szabott gépet és bérleti konstrukciót. Kérje ajánlatunkat, és tapasztalja meg, mit nyerhet a jól megtervezett nyomtatási stratégiával!
