Kevés olyan irodai folyamat létezik, amelyet annyira természetesnek veszünk, mint a nyomtatást. Megnyomjuk a gombot, kivesszük az anyagot, és már rohanunk is tovább. De mi történik közben a háttérben? Mennyi erőforrást, időt és pénzt emészt fel ez az egyszerű művelet?
A géppark általában nem egy átgondolt stratégiát tükröz: volt egy régi másoló, kerül mellé egy újabb, aztán még egy, mert az egyik osztály panaszkodott. Az eredmény? Egymástól függetlenül működő gépek és egy pazarló rendszer, aminek a valódi költségét senki nem látja.
Mit jelent valójában az optimalizálás?
Sokan a megszorítással vagy a minőség csökkentésével kötik össze az optimalizálást, pedig a cél az, hogy ugyanannyi – vagy kevesebb – ráfordítással jobb eredményt érjünk el. Az első és legfontosabb lépés ehhez az, hogy az iroda szembenézzen a saját nyomtatási szokásaival.
Érdemes alaposan megvizsgálni az alábbiakat:
- Nyomtatási igények: Hány oldalt nyomtat, másol egy átlagos munkavállaló hetente? Milyen típusú dokumentumok kerülnek nyomtatásra?
- Hozzáférés-kezelés: Minden munkavállaló minden funkciót használhat, vagy van jogosultsági szint, amely mérsékli a felesleges nyomtatást?
- Fogyóeszköz-gazdálkodás: Van-e átlátható rendszer a tonerrendelésre, vagy mindig az utolsó pillanatban derül ki, hogy elfogyott?
A felmérés elvégzése után gyakran az derül ki, hogy a probléma gyökere nem a szokásokban, hanem magában az eszközparkban keresendő, érdemes tehát ezt is alaposabban megnézni.
A saját tulajdonú gép csapdája
Sokan úgy gondolják, hogy a saját géppel rendelkező iroda előnyösebb helyzetben van, mint az, amelyik a bérlést választja. A teljes képet nézve azonban csöppet sem ilyen egyértelmű a kérdés.
Egy másológép vásárlásakor az ár csak a jéghegy csúcsa. A karbantartás, a szervizelés, a szoftverfrissítések rendszeres, nehezen tervezhető kiadást jelentenek. Ráadásul a technológia gyorsan változik: a pár éve vásárolt gép ma már lassú, energiaigényes és sokszor nem illeszkedik az újabb digitális munkafolyamatokhoz.
Éppen ezért egyre több iroda fordul a másoló bérlés felé. A bérlési konstrukciók általában tartalmazzák a szervizszolgáltatást és a rendszeres frissítési lehetőségeket, így a cég mindig naprakész, megbízható eszközzel dolgozik, miközben a kiadások tervezhetők.
Célszerű azt is figyelembe venni, hogy a bérelhető másolók mind modern, energiahatékony gépek, amelyek a fenntarthatósági szempontokat is kielégítik – ami ma már nem opcionális elvárás, hanem egyre több vállalatnál valódi stratégiai prioritás.
Nyomtatási kultúra: a láthatatlan tényező
Technológia ide vagy oda, a nyomtatási hatékonyság végső soron emberi döntéseken múlik. Egy jól beállított gép is pazarlóan működik, ha az irodában nincs tudatos nyomtatási kultúra.
Érdemes közösen meghatározni, mikor indokolt a színes nyomtatás, mikor elég a fekete-fehér, és mikor elegendő egy digitális verzió. Egy egyszerű, belső nyomtatási irányelv gyorsan érezteti a hatását. A szabályok mellé célszerű automatikus beállításokat is társítani, így a takarékosság nem csak a kollégák figyelmén múlik.
Szintén fontos, hogy a modern készülékek által biztosított részletes nyomtatási statisztikákat érdemes valóban használni, nem csak gyűjteni. Aki tudja, hogy egy átlagos munkavállaló havonta hány oldalt nyomtat, az egészen másképp hoz döntéseket a gépparkról.
Egy döntés, amely megkönnyíti a napi munkát
Ha Ön is szeretné hatékonyabbá tenni az iroda nyomtatási rendszerét, érdemes felmérni a lehetőségeket. Érdekelné a fénymásoló bérlés Budapesten? Akkor nem is kell keresgélnie!
Cégünk rugalmas másológép bérlés konstrukciókkal áll rendelkezésre – a megfelelő gép kiválasztásától a telepítésen és karbantartáson át egészen a szervizig minden egy helyen. Kérje ajánlatunkat, és derítse ki, mennyivel egyszerűbb és olcsóbb lehet a nyomtatás!
