Napjainkban, amikor az informatikai rendszerek megállíthatatlanul fejlődnek, sokan azt gondolhatnák, hogy a dokumentumkezelés is egyre inkább a digitális formára korlátozódik, mégis, az irodai élet egyik kulcsszereplője még mindig a másológép. Ami az elmúlt években változott, az az, hogy mit vár el egy cég az irodatechnikai berendezésektől.
A hatékonyság, a praktikus megoldások és a felhasználóbarát kezelés változatlanul fontosak, mindezek mellett azonban megjelent a fenntarthatóság, ami nem csak a bolygót kíméli, hanem a cég költségvetését is. Az irodai másológép bérlés pedig stratégiai döntéssé vált, ami képes kielégíteni mindezeket az igényeket.
De milyen konkrét lépésekkel tehető a dokumentumkezelés fenntarthatóbbá és egyúttal gazdaságosabbá az irodában?
Főszerepben az energiahatékonyság
A modern másológépek intelligens energiamenedzsment rendszerekkel rendelkeznek, melyek a felesleges energiafelhasználást hivatottak minimalizálni. Az automatikus alvó mód, az energiahatékony nyomtatási megoldások és az okos érzékelők mind-mind olyan funkciók, amik hozzájárulnak a költségek csökkentéséhez.
Egy jól megválasztott géppel akár felére csökkenthető az energiafelhasználás, ami éves szinten jelentős megtakarítást jelenthet a cég számára. Bár az Energy Star minősítéssel rendelkező gépek választása az első és egyben legfontosabb lépés a fenntarthatóság felé, ennél jóval többet tehet a cég, lássuk, mi van még!
A papírfelhasználás optimalizálása
Gondolta volna, hogy évente akár több százezer forintot takaríthat meg pusztán azzal, hogy új dokumentumkezelési folyamatokat vezet be?
Ezzel összhangban a modern fénymásológépek olyan funkciókkal rendelkeznek, amelyek minden szempontból támogatják a hatékonyabb papírfelhasználást. Az alapértelmezett kétoldalas nyomtatás talán a legismertebb ezek közül, de ehhez hasonlóan a tömörített nyomtatási mód is segít elkerülni a pazarlást, csakúgy mint például a digitális előnézet.
Digitalizálás okosan
A fénymásoló bérlés cégeknek már nem egyszerűen egy megoldás a másolási, nyomtatási és szkennelési feladatokra, hanem egy komplex dokumentumkezelő rendszert biztosít. A felhőalapú tárolás és a dokumentumok digitális rendszerezése egyszerűbb, gazdaságosabb megoldásokat kínál a cégek számára, miközben a fenntarthatóságot is szolgálja.
Ne feledje, hogy bár a digitalizált forma nem képes kiváltani a papíralapú dokumentumkezelést, ez korántsem jelenti azt, hogy minden kapcsolódó technológiai megoldást el kellene vetni!
Tippek a fenntartható dokumentumkezeléshez
- Nyomtatási szabályzat bevezetése: A felesleges nyomtatás csökkentésének legjobb módja az egyértelmű vállalati irányelvek meghatározása.
- Újrahasznosított papír használata: Környezetbarát, újrahasznosított papír használatával költséghatékonyabb és fenntarthatóbb lehet az iroda működése.
- Nyomtatásellenőrző rendszerek bevezetése: Az intelligens rendszerek pontosan megmutatják, ki mennyit nyomtat, lehetőséget adva a költségek optimalizálására.
- Dolgozói tudatosság növelése: Helyes belső kommunikációval lehet és érdemes ösztönözni a fenntartható dokumentumkezelési szokásokat.
A fenntartható dokumentumkezelés elengedhetetlen része a modern vállalati stratégiának, és ez nem a teljes papírmentességről szól, sokkal inkább arról, hogyan lehet tudatosan kezelni a dokumentumokat. Bennünk pedig partnerre talál, ha érdekli a fénymásoló bérlés Budapesten, méghozzá környezet- és költségkímélő módon!
Keressen minket bizalommal, hogy megismerje a lehetőségeket, ha pedig máris lát fantáziát az együttműködésben, kérje ajánlatunkat!
